FAQ

Voraussetzung ist, dass die Institution an den Swissdec-Distributor gekoppelt wurde. Dabei muss geregelt sein in welcher Form die Institution im Verein Swissdec vertreten ist.

Die Empfangsbereitschaft aller Lohndatenempfänger muss 7 x 24 Stunden sein. Selbstverständlich können auch Wartungsfenster bestimmt werden.

Nach Eingang der Lohndaten auf den Systemen des Datenempfängers liegt die Verantwortung für die korrekte und rechtmässige Bearbeitung der Lohndaten sowie für die Gewährleistung der Datensicherheit ausschliesslich beim Datenempfänger. Der Datenempfänger muss daher bei sich alle Massnahmen ergreifen, welche für eine datenschutzkonforme Bearbeitung der Lohndaten erforderlich sind. Welche Massnahmen das genau sind, kann nur mit detaillierten Kenntnissen über den Tätigkeitsbereich und die Organisation des Datenempfängers bestimmt werden. Grundsätzlich kann jedoch gesagt werden, dass die Daten nur im Rahmen des durch die anwendbaren gesetzlichen und / oder vertraglichen Grundlagen vorgegebenen Zwecks bearbeitet werden dürfen. Zudem müssen die Daten verhältnismässig bearbeitet werden – die Datenbearbeitung muss geeignet und nötig sein, um den beabsichtigten Zweck zu erreichen – und die Daten müssen mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden. 

Es ist sinnvoll, wenn man sich als Lohndatenempfänger Gedanken zu seinen Kundenstrukturen macht. Je nach Grösse der Kunden in Bezug auf die Anzahl von zu meldenden Personen sind keine Vorkehrungen zu treffen. Sind jedoch bei Kunden höhere Datenmengen als die minimal geforderten 2'000 Personen zu erwarten, muss das Memory beim empfangenden System erweitert werden.

Der Datenempfänger ist gemäss den Bestimmungen der AGB Distributor dafür verantwortlich, dass seine Systeme die durch den Verein Swissdec definierten End-Receiver-Anforderungen genügen. Der Datenempfänger ist zudem dafür verantwortlich, dass er nur die Daten erhält, welche er gemäss der für ihn anwendbaren gesetzlichen und/oder vertraglichen Grundlagen bearbeiten darf.

1. Dazu muss er eine Datenschutzerklärung unterzeichnen, in welcher er bestätigt, dass er die Datenfelder, welche er gemäss dem Lohnstandard-CH (ELM) erhält, zur Erfüllung seiner gesetzlichen und/oder vertraglichen Aufgaben benötigt.
2. Im Rahmen der Standardisierung der Datenübermittlung werden für jede Domäne auf der Basis der anwendbaren gesetzlichen und vertraglichen Grundlagen die Datenfelder bestimmt, welche allen Datenempfängern dieser Domäne zugestellt werden. Erhält der Datenempfänger über den Distributor Datenfelder, welche er nicht oder nicht zwingend benötigt, dann muss er entweder dafür sorgen, dass diese Daten in seinen Systemen nicht verarbeitet werden oder er muss sich in seinen Verträgen die entsprechende Zustimmung seiner Kunden einholen.
3. Zudem muss er einen Kontrollmechanismus vorsehen, der sicherstellt, dass Lohndaten, welcher durch den Datensender fehlerhaft oder irrtümlich an ihn übermittelt werden, in den eigenen Systemen nicht verarbeitet werden. 

Nach Eingang der Lohndaten auf den Systemen des Datenempfängers liegt die Verantwortung für die korrekte und rechtmässige Bearbeitung der Lohndaten sowie für die Gewährleistung der Datensicherheit ausschliesslich beim Datenempfänger.

Im Zusammenhang mit der elektronischen Übermittlung gibt es eine Reihe von Testfällen, welche die Sicherheitsstandards von Swissdec regeln. Zudem sind die firmeninternen Weisungen zu beachten.

Er muss eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung im Einsatz haben und das System muss korrekt konfiguriert sein.

Die Wartungsfenster können dem Swissdec-Distributor kommuniziert werden. Dieser informiert den Kunden bereits im Deklarationsprozess und gibt im Idealfall auch gerade die Dauer bekannt.

Sämtliche Vorschläge, welche eine Anpassung des Lohnstandard-CH zur Folge haben, müssen via der entsprechenden Fachgruppe an die Kommission für Standardisierung des Vereins Swissdec gestellt werden.

Die Fachgruppe macht einen entsprechenden Antrag an die Kommission für Standardisierung. Darin ist die Anforderung beschrieben und die Finanzierung gesichert. Neue Anforderungen von diversen Seiten werden konsolidiert und in einer neuen Version des Lohnstandard-CH übernommen.

In den Richtlinien für Lohndatenempfänger sind die Vorgaben des Versicherungsprofils definiert.

Der Versicherer kann entweder sämtlichen Kunden ein Versicherungsprofil zustellen oder nur gezielt diejenige bedienen, welche eines bestellen.

Der Kunde hat für alle Daten des Versicherungsprofils individuelle Eingabemasken und Felder. Bei der Swissdec-Zertifizierung wurde geprüft, dass alle notwendigen Eingabefelder vorhanden sind. Bei Problemen mit der Erfassung von Daten in der Lohnbuchhaltung ist der ERP-Hersteller zuständig.

Diese Anforderung stellt sich hauptsächlich bei den Versicherungslösungen. Damit Ende Jahr die Daten übermittelt werden können, muss das Versicherungsprofil in den meisten Lohnbuchhaltungen bereits vor dem Januar-Zahltag eingerichtet sein. So werden die Versicherungsbasen und -Löhne mit den entsprechenden Versicherungsabzügen Monat für Monat korrekt berechnet und kumuliert.

Die Entwicklungskosten für das Empfängersystem gehen zu Lasten des Empfängers. Die Finanzierung des Distributors erfolgt immer über die Mitglieder des Vereins Swissdec.

Die Übermittlung ist für den Kunden gratis.

Swissdec stellt auf die Lohndatenempfänger zugeschnittene Richtlinien zur Verfügung. Zudem steht die Informationsplattform "Swissdec receiver" mit Hilfsmitteln und Beispielen zur Verfügung. Beantragen Sie ein Login. 

Der Lohndatenempfänger ist für die folgenden Unterstützungen zuständig:

• Fragen betreffend Versicherungslösungen und Police beantworten
• Versicherungsprofil zur Verfügung stellen
• Fachliche Fragen beim Erfassen der Eckwerte aus den Versicherungsprofilen beantworten
• Fachliche Fragen bei Berechnungsproblemen beantworten
• Probleme bei der Übermittlung der Daten zwischen dem Swissdec-Distributor und Lohndatenempfänger
• Alle Fragen im Zusammenhang mit der Completion und Freigabe auf dem Versicherungssystem

Der ERP-Hersteller ist für die folgenden Unterstützungen zuständig:

• Einrichten der Lohnbuchhaltung
• Erfassen der Eckwerte aus den Versicherungsprofilen 
• Verarbeitungsproblemen
• Berechnungsproblemen
• Probleme mit den Auswertungen
• Bereitstellen von Revisionsdokumenten
• Probleme bei der Übermittlung der Daten bis zum Swissdec-Distributor
• Alle Fragen im Zusammenhang mit der Bedienung

Liegen die Probleme zwischen der Lohnbuchhaltung und dem Swissdec-Distributor, ist der ERP-Hersteller für den Support zuständig. Hat der Kunde Probleme bei den Ergänzungen oder im Freigabeprozess, versucht der Lohndatenempfänger zusammen mit dem Kunden die Probleme zu lösen.