FAQ

Swissdec, organizzata sotto forma di associazione, è un progetto comune, non orientato al profitto, di diversi partner. Sostenitori e membri di Swissdec sono la Suva, l'AVS, la Conferenza fiscale svizzera come associazione mantello delle amministrazioni fiscali, l'Associazione Svizzera d'Assicurazioni quale organizzazione mantello delle assicurazioni private e l'Ufficio federale di statistica

Swissdec regola e organizza la trasmissione di dati salariali dalle aziende verso le assicurazioni sociali* e gli enti*. *AVS/CAF, Suva (LAINF); assicuratori (LAINF, LAIC. IGM, LPP), amministrazioni fiscali, Ufficio federale di statistica.

• L'uso di un programma salariale certificato Swissdec le permette di ridurre notevolmente il lavoro amministrativo della sua azienda per la dichiarazione dei salari. Impiega meno tempo per la trasmissione dei dati salariali e può così ridurre i costi amministrativi.
• Viene a cadere la compilazione manuale di diversi moduli.
• Può ridurre i controlli ed evita premi troppo elevati e correzioni che impiegano tempo notevole.
• I suo investimenti in un programma salariale professionale sono garantiti a lungo termine.

Una contabilità salariale certificata Swissdec permette di trasmettere i dati salariali direttamente dalla contabilità salariale ai destinatari desiderati. Per trasmettere i dati della sua azienda a partire da un programma salariale certificato Swissdec al competente destinatario, ad esempio all'assicuratore infortuni o alla cassa di compensazione, necessita di un normale collegamento Internet. L'accesso Internet deve essere disponibile sul computer sul quale è installato il programma salariale.

L'elenco aggiornato dei produttori ERP che offrono contabilità salariali certificate Swissdec è disponibile all'indirizzo Internet www.swissdec.ch/it/elenco-produttori-di-software. Contatti il produttore desiderato e si faccia consigliare.

• Il produttore del software le fornisce informazioni sul costo del programma salariale.
• Per la sua azienda non vengono a crearsi altri costi oltre alla licenza del programma salariale certificato swissdec. L'Associazione Swissdec mette a disposizione delle aziende gratuitamente l'infrastruttura necessaria per la trasmissione corretta, conforme alle disposizioni sulla protezione dei dati e sicura dei dati salariali.

Trova altre informazioni all'indirizzo Internet www.swissdec.ch/it/elenco-produttori-di-software.

Nella contabilità salariale devono essere registrati i dati base indispensabili per poter trasmettere a fine anno elettronicamente i dati. Le compagnie d'assicurazione mettono a disposizione a tale scopo un profilo assicurativo contenente tutte le informazioni necessarie. Contatti il produttore del software o il suo partner se ha delle domande sul'inserimento nel software dei dati dell'assicuratore. Sul sito www.swissdec.ch/it sono pubblicate delle istruzioni dettagliate sulla trasmissione dei dati salariali.

Le istituzioni in grado di ricevere i dati sono pubblicate sul sito www.swissdec.ch/it/elenco-produttori-di-software/. Risulta la versione dello standard salari CH in uso, i domini e le procedure supportate per la trasmissione elettronica della dichiarazione dei salari. La preghiamo di contattarci per ottenere informazioni sulla situazione attuale se la cassa di compensazione, la cassa d'assegni familiari, l'amministrazione fiscale o l'assicuratore che fa al suo caso non vi figura.

Nel caso di ELM, la trasmissione dei dati avviene elettronicamente via Internet. Ciò è anche il caso per la trasmissione di file (p. es. upload di dati per una homepage). A livello di messaggi e di trasporto di dati, la trasmissione di dati è effettuata in forma criptata e dotata di firma digitale. La sicurezza è un processo continuo con miglioramenti e adattamenti dinamici a problemi rilevati (p. es. audit di sicurezza ecc.). Per i suoi processi di trattamento dei dati, l'Associazione Swissdec ha ottenuto il sigillo di qualità per la tutela dati GoodPriv@acy dell'Associazione per i sistemi di qualità e di Management (SQS). Inoltre, la certificazione soddisfa dal mese di aprile 2010 le esigenze dell'ordinanza sulle certificazioni in materia di protezione dei dati (OCPD).

Fino e compreso l'invio dei dati per il tramite del distributore ai destinatari dei dati l'azienda è responsabile del rispetto delle disposizioni inerenti la protezione dei dati e della sicurezza dei dati salariali sui propri sistemi. Ne fanno parte la configurazione corretta del programma salariale e l'immissione corretta dei dati e delle informazioni. Altre disposizioni si trovano nelle Condizioni generali dell'Associazione Swissdec che possono essere scaricate dal sito Internet dell'Associazione Swissdec o chieste direttamente all'Associazione.

• In caso di problemi tecnici, per esempio per l'installazione del programma o per la trasmissione della dichiarazione dei salari, deve contattare direttamente il servizio clienti del produttore del software. Può inviare eventuali domande anche al seguente indirizzo e-mail: swissdec@nomeproduttore.ch.
• In caso di problemi inerenti la materia, ad esempio per il settaggio dei dati contrattuali, assicurativi nel programma salariale oppure per lo stato di prontezza del destinatario della dichiarazione dei salari, deve contattare direttamente il servizio clienti del destinatario. Può inviare eventuali domande concernenti il profilo assicurativo anche al seguente indirizzo e-mail: swissdec@nomeassicuratore.ch.

Trova altre informazioni all'indirizzo Internet www.swissdec.ch/it/elenco-destinatari-dei-dati-salariali.

Attualmente l'autenticazione del mittente dei dati avviene esclusivamente sulla base del contenuto dei dati trasmessi (informazione personale legate alla procedura specifica.

Il mittente dei dati deve configurare il programma salariale certificato swissdec. Ne fa parte la registrazione dei dati del destinatario, quali il numero della cassa di compensazione competente, della CAF, del numero cliente, del numero contratto ecc. Ciò garantisce che i dati sono inviati al destinatario corretto. Le notifiche di salario inviate a destinatari sbagliati (per il fatto che il mittente dei dati ha immesso i dati di un destinatario sbagliato) sono rigettati dal destinatario dei dati e non elaborati. È inoltre controllato automaticamente se i dati provvengono da un programma salariale certificato swissdec. Questa verifica si fonda su un certificato digitale intestato al programma salariale e non all'azienda.

Disponiamo di numerosi mandati di clienti per i quali dobbiamo procedere alla trasmissione dell'ELM. Come si presenta qui la situazione giuridica? È possibile eseguire la trasmissione per il cliente?

La trasmissione di dati salariali da parte di fiduciari per i suoi clienti è possibile se il programma salariale usato dispone della funzionalità multi-mandante. Come già osservato in precedenza, il programma salariale deve essere stato configurato correttamente. I destinatari collegati di dati partono dal presupposto che le dichiarazioni dei salari, che pervengono loro con i dati corretti via un programma salariale certificato swissdec, provengono da mittenti autorizzati. Il fiduciario deve farsi dare direttamente dal suo cliente la procura per la trasmissione delle dichiarazioni dei salari per il cliente.

Premessa è che l'istituzione è collegata al distributore Swissdec. Per ciò deve essere regolata la forma della sua rappresentanza in seno all'Associazione Swissdec.

Swissdec mette a disposizione delle direttive mirate ai destinatari di dati salariali (www.swissdec.ch). È inoltre a disposizione la piattaforma informativa "Swissdec receiver" sulla quale si trovano utensili ed esempi. I dati di login a questa piattaforma possono essere chiesti a www.swissdec.ch.

Dopo la ricezione dei dati salariali da parte dei sistemi del destinatario di dati, la responsabilità del trattamento corretto e legittimo dei dati ricevuti nonché della garanzia della sicurezza dei dati è esclusivamente del destinatario di dati. Il destinatario di dati deve pertanto adottare presso di sé tutte le misure necessarie per garantire un trattamento conforme alla protezione dei dati dei dati salariali. Queste misure possono essere determinate solo conoscendo dettagliatamente il campo d'attività e l'organizzazione del destinatario di dati. Di principio si può però affermare che i dati possono essere trattati esclusivamente allo scopo previsto nel quadro delle basi giuridiche e/o contrattuali applicabili. Inoltre, il trattamento dei dati deve corrispondere allo scopo ossia esso deve essere adeguato e necessario per raggiungere l'obiettivo previsto. I dati devono essere protetti con misure tecniche e organizzative adeguate contro il trattamento non autorizzato.

È utile se il destinatario dei dati conosce la struttura dei suoi clienti. Secondo la dimensione del cliente per quanto concerne le persone da notificare non sono da adottare delle misure particolari. Se la quantità di dati del cliente supera il numero massimo di 2 000 persone è necessario ampliare la memoria del sistema ricevente.

In conformità alle disposizione delle CCG distributore il destinatario dei dati è responsabile del fatto che i suoi sistemi soddisfano le esigenze definite dall'Associazione Swissdec per i destinatari finali. Il destinatario dei dati è inoltre responsabile del fatto di ricevere solo i dati che può trattare sulla base delle basi giuridiche e/o contrattuali.

In relazione alla trasmissione elettronica esistono una serie di casi test che regolano gli standard di sicurezza di Swissdec. Sono inoltre da rispettare le direttive interne dell'azienda.

Il destinatario di dati salariali deve fornire l'assistenza seguente:

• rispondere alle domande concernenti le soluzioni assicurative e la polizza
• mettere a disposizione il profilo assicurativo
• rispondere a domande tecniche sulla registrazione dei dati di base dei profili assicurativi 
• rispondere a domande tecniche inerenti problemi di calcolo
• occuparsi di problemi durante la trasmissione dei dati tra il distributore Swissdec e il destinatario di dati
• occuparsi di tutte le questioni in relazione al completamento e alla liberazione sul sistema assicurativo

Il collaudo Swissdec con tutti i casi test deve avere avuto esito positivo e deve essere stata firmata la dichiarazione inerente la protezione dei dati.

I costi di sviluppo del sistema del destinatario sono a carico del destinatario di dati. Il finanziamento del distributore e dello standard salari CH avviene sempre attraverso i membri dell'Associazione Swissdec.

Per il cliente la trasmissione è gratuita.

Deve utilizzare una contabilità salariale certificata Swissdec configurata correttamente.

La disponibilità di tutti i destinatari di dati salariali deve essere di 7 x 24 ore. È ovvia la possibilità di stabilire delle interruzioni per la manutenzione.

Le interruzioni per la manutenzione del sistema possono essere comunicate al distributore Swissdec. Questo informa a sua volta il cliente durante il processo di dichiarazione e, se noto, gli comunica la durata dell'interruzione.

Nelle direttive per i destinatari di dati salariali (www.swissdec.ch) sono definite le esigenze inerenti il profilo assicurativo.

L'assicuratore può inviare il profilo assicurativo a tutti i clienti o solo a quelli che lo domandano esplicitamente.

I produttori ERP sono competenti per l'assistenza seguente:

• configurazione della contabilità salariale
• registrazione dei dati base dei profili assicurativi
• problemi di elaborazione
• problemi di calcolo
• problemi con analisi
• preparazione dei documenti per la revisione
• problemi nella trasmissione dei dati al distributore Swissdec
• tutte le domande in relazione all'uso del software.

Tutte le proposte che comportano un adeguamento dello standard salari CH devono essere inoltrate alla Commissione tecnica dell'Associazione Swissdec per il tramite della sezione che fa al caso.

La sezione inoltra la relativa proposta alla Commissione tecnica. La proposta presenta l'esigenza e garantisce il finanziamento. Le nuove esigenze sono verificare da diverse istanze e riprese in una nuova versione dello standard salari CH.

Se i problemi sono localizzati tra la contabilità salariale e il distributore Swissdec è competente del supporto il produttore del software. Gli indirizzi di contatto del supporto di tutti i produttori sono pubblicati anche sul sito Internet www.swissdec.ch. Se il cliente riscontra dei problemi a livello del completamento o del processo di liberazione, il destinatario di dati prova a risolvere i problemi con il cliente.

Il cliente dispone di maschere e campi per l'immissione di dati per tutti i dati del profilo assicurativo. In occasione della certificazione Swissdec è stata verificata la presenza di tutti i campi d'immissione indispensabili. Per i problemi di registrazione di dati nella contabilità salariale è competente il produttore del software.

Questa domanda si pone principalmente per le soluzioni assicurative. Affinché i dati possano essere trasmessi a fine anno è necessario che il profilo assicurativo sia stato registrato nella contabilità salariale prima del versamento della paga di gennaio. Questo modo di procedere garantisce un calcolo mensile corretto e la cumulazione corretta delle basi assicurative e dei salari assicurati con le corrispondenti deduzioni per le assicurazioni.

Nell'Associazione Swissdec si sono riuniti i destinatari svizzeri di dati salariali più importanti (AVS/CAF, Suva, assicurazioni private, Conferenza fiscale svizzera, Ufficio federale di statistica). L'Associazione Swissdec si è posta come obiettivo di supportare i produttori ERP con il maggior numero di standard possibile sia per quanto concerne il calcolo dei salari sia per quanto riguarda il modo di elaborazione dei dati per la dichiarazione. Inoltre, l'Associazione Swissdec mette a disposizione gratuitamente una procedura di notifica elettronica unitaria.

L'ampiezza della certificazione è descritta nelle direttive per l'elaborazione e la trasmissione dei dati salariali. Il produttore del software certificato è pubblicato su www.swissdec.ch/it. Egli può impiegare per la sua pubblicità il marchio "Swissdec certified". Oltre ad un certificato fisico, il produttore del software riceve un certificato digitale che permette ai suoi clienti di apporre una firma digitale alle dichiarazioni di salario del mittente (azienda).

Sulla pagina Internet www.swissdec.ch/it/supporto sono elencati tutti i destinatari di dati salariali. È inoltre a disposizione un file Excel nel quale figurano tutti gli istituti pronti a ricevere dati, il loro numero d'identificazione, i domini e le versioni supportate.

Durante la certificazione Swissdec, degli esperti appositamente formati verificano le funzioni, i calcoli e le analisi della contabilità salariale. Al momento dell'acquisto di una contabilità salariale i clienti premettono sempre più spesso che essa sia certificata Swissdec.

Il dispendio di tempo dipende notevolmente dalle risorse, dalla motivazione e dal modo di procedere del produttore ERP. Per una certificazione si deve prevedere in media un lasso di tempo di sei mesi. Di regola la ricertificazione richiede meno tempo.

Durante l'attuazione specialistica e tecnica della certificazione il produttore ERP è assistito da esperti Swissdec. Inoltre, il firmatario della convenzione ha a disposizione tutti i mezzi ausiliari e gli esempi di "Swissdec Lab".

Tutti gli appositi casi test specialistici e tecnici devono essere stati eseguiti con successo. La proposta dell'esperto per il certificato deve essere approvata dal Centro operativo Swissdec.

All'opzione "Contatto" del sito www.swissdec.ch/it è possibile inviare una richiesta al Centro operativo Swissdec. L'esperto competente contatta in seguito il produttore del software per informarlo sul processo di certificazione e per concordare con lui un primo incontro. In seguito è redatta e firmata la corrispondente convenzione.

A scopo di test non possono essere utilizzati dati produttivi, In caso di dubbi si consiglia di inviare una mail a support@swissdec.ch.

In relazione alla trasmissione elettronica esiste una serie di casi test che regolano gli standard di sicurezza di Swissdec.

I produttori ERP sono competenti per l'assistenza seguente:

• configurazione della contabilità salariale
• registrazione dei dati base dei profili assicurativi
• problemi di elaborazione
• problemi di calcolo
• problemi con analisi
• preparazione dei documenti per la revisione
• problemi nella trasmissione dei dati al distributore Swissdec
• supporto: tutte le domande in relazione all'uso del software.

Il cliente può chiedere a tutte le compagnie d'assicurazione collegate con il distributore Swissdec il profilo assicurativo.

Il certificato Swissdec ha una validità di tre anni. Una volta trascorso questo periodo, il produttore ERP ha la possibilità di effettuare una ricertificazione sulla base della versione più recente dello standard salari CH.

Il certificato è valido fino al momento in cui, a causa di problemi legati alla versione o alla sicurezza o alla necessità di adattamenti legali, non può più essere ricevuto dai destinatari finali. In questo caso la dichiarazione dei salari è rigettata dal distributore Swissdec.

Non deve in nessun caso attuare richieste. All'opzione "Contatto" del sito www.swissdec.ch/it è possibile inviare una comunicazione al Centro operativo Swissdec. Esso si occupa del problema e verifica in collaborazione con la Sezione produttori di programmi se anche altri produttori sono stati confrontati con questo problema. Il Centro operativo può anche contattare direttamente il destinatario di dati salariali interessato nel caso in cui si tratta di informarlo sullo standard salari CH e sulla sua funzione.

I vantaggi sono dati dalla comunicazione bidirezionale, che consente di attuare l'intero processo di gestione dei casi tramite KLE in tempo reale. Sia le imprese che le assicurazioni possono quindi organizzare i processi in modo più efficiente, con un grado elevato di automazione.

Ulteriori punti di forza sono il canale sicuro e l'identificazione del mittente grazie all'autentificazione delle aziende Swissdec (SUA).

La sezione Prestazione è composta da rappresentanti di diversi assicuratori (AXA, Zurich, Visana, Swica, Suva). In linea di principio, gli assicuratori agiscono in base alle richieste dei propri clienti. Al centro dell'attenzione vi sono gli assicuratori che utilizzano già lo Standard salari CH (ELM).

In tutto 20 aziende ERP si sono impegnate a implementare lo Standard prestazioni CH (KLE). Le basi per la certificazione KLE definitiva sono in corso di elaborazione e verranno pubblicate entro l'anno. Al momento si prevede di assegnare le prime certificazioni ai produttori ERP entro la fine del 2020.

I dati salariali verranno trasmessi mediante lo Standard salari CH (ELM).

Lo Standard prestazioni CH (KLE) permetterà di attuare la gestione dei casi e delle prestazioni, compresa l'autentificazione delle aziende (SUA). 

Si presume che tutti gli assicuratori che attualmente ricevono i dati salariali tramite ELM adotteranno in futuro anche lo standard KLE. Gli ambiti di digitalizzazione scelti dai singoli assicuratori potrebbero variare. Le diverse fasi di digitalizzazione consentono di partecipare al processo KLE già con poche e semplici misure. Dato che non sono previsti particolari requisiti, tutti gli assicuratori hanno la possibilità di partecipare al processo.

Il conteggio delle prestazioni (conteggio dell'indennità giornaliera) prevede i seguenti attributi:

• periodo di attesa
• giorni coperti
• numero di giorni

Alla voce «numero di giorni» è possibile indicare il totale delle indennità giornaliere calcolate fino a una certa data, in modo da soddisfare le esigenze per la LPP.

Processo relativo alle prestazioni integrato nel software del cliente. 

A seconda delle circostanze la verifica del caso può richiedere più tempo, con conseguenti ritardi nel versamento delle prestazioni. Di norma, tuttavia, i casi vengono gestiti in gran parte senza problemi e le prestazioni si possono erogare rapidamente. 

Per la trasmissione del conteggio dell'imposta alla fonte con la versione 4.0 verrà concesso un periodo transitorio, la cui durata non è stata ancora definita. Per la certificazione dei produttori ERP con ELM 5.0, Swissdec stabilirà un ordine di priorità. L'obiettivo è che tutti i produttori ERP ottengano la certificazione ELM 5.0 prima della scadenza della versione 4.0.

I produttori ERP dovranno implementare il nuovo modello di calcolo armonizzato dell'imposta alla fonte, affinché i loro clienti possano calcolare tale imposta secondo le disposizioni di legge. 

Considerati i ritardi nello sviluppo di ELM 5.0 e l'attuale situazione Covid-19, nel 2020 si potrà svolgere solo una fase pilota con un numero limitato di certificazioni. Le certificazioni per il 2021 e il 2022 sono in corso di programmazione.

Il passaggio da ELM 4.0 a ELM 5.0 nel corso dell'anno è ammesso. Swissdec, insieme al gruppo di interesse dei produttori ERP, si impegna a definire la procedura per l'imposta alla fonte e la comunicazione statistica.

Swissdec mantiene contatti regolari con l'Ufficio federale per l'uguaglianza fra donna e uomo. Si sta valutando se e in che modo lo Standard salari CH (ELM), in futuro, potrà supportare l'analisi della parità salariale.

Swissdec pubblica le direttive nelle tre lingue ufficiali della Svizzera (tedesco, francese e italiano); al momento non sono previste altre lingue.

Nella prossima fase si dovranno elaborare e pubblicare i casi test. Non abbiamo potuto occuparci del progetto eProfilo in via prioritaria, tuttavia prevediamo ancora di implementare lo Standard profili nel 2020/2021.