FAQ

FAQ per utenti

1. Cosa è Swissdec?

Swissdec, organizzata sotto forma di associazione, è un progetto comune, non orientato al profitto, di diversi partner. Sostenitori e membri di Swissdec sono la Suva, l'AVS, la Conferenza fiscale svizzera come associazione mantello delle amministrazioni fiscali, l'Associazione Svizzera d'Assicurazioni quale organizzazione mantello delle assicurazioni private e l'Ufficio federale di statistica

2. Quali sono le competenze di Swissdec?

Swissdec regola e organizza la trasmissione di dati salariali dalle aziende verso le assicurazioni sociali* e gli enti*. *AVS/CAF, Suva (LAINF); assicuratori (LAINF, LAIC. IGM, LPP), amministrazioni fiscali, Ufficio federale di statistica.

3. Quale utilità ha per me Swissdec?
  • L'uso di un programma salariale certificato Swissdec le permette di ridurre notevolmente il lavoro amministrativo della sua azienda per la dichiarazione dei salari. Impiega meno tempo per la trasmissione dei dati salariali e può così ridurre i costi amministrativi.
  • Viene a cadere la compilazione manuale di diversi moduli.
  • Può ridurre i controlli ed evita premi troppo elevati e correzioni che impiegano tempo notevole.
  • I suo investimenti in un programma salariale professionale sono garantiti a lungo termine.
4. Cosa mi serve?

Una contabilità salariale certificata Swissdec permette di trasmettere i dati salariali direttamente dalla contabilità salariale ai destinatari desiderati. Per trasmettere i dati della sua azienda a partire da un programma salariale certificato Swissdec al competente destinatario, ad esempio all'assicuratore infortuni o alla cassa di compensazione, necessita di un normale collegamento Internet. L'accesso Internet deve essere disponibile sul computer sul quale è installato il programma salariale.

5. Qual è il programma salariale adatto per la mia azienda?

L'elenco aggiornato dei produttori di software che offrono contabilità salariali certificate Swissdec è disponibile all'indirizzo Internet www.swissdec.ch/it/elenco-produttori-di-software. Contatti il produttore desiderato e si faccia consigliare.

6. Cosa costa un programma salariale certificato Swissdec?
  • Il produttore del software le fornisce informazioni sul costo del programma salariale.
  • Per la sua azienda non vengono a crearsi altri costi oltre alla licenza del programma salariale certificato swissdec. L'Associazione Swissdec mette a disposizione delle aziende gratuitamente l'infrastruttura necessaria per la trasmissione corretta, conforme alle disposizioni sulla protezione dei dati e sicura dei dati salariali.

Trova altre informazioni all'indirizzo Internet www.swissdec.ch/it/elenco-produttori-di-software.

7. Cosa devo fare se è già in uso una contabilità salariale certificata Swissdec?

Nella contabilità salariale devono essere registrati i dati base indispensabili per poter trasmettere a fine anno elettronicamente i dati. Le compagnie d'assicurazione mettono a disposizione a tale scopo un profilo assicurativo contenente tutte le informazioni necessarie. Contatti il produttore del software o il suo partner se ha delle domande sul'inserimento nel software dei dati dell'assicuratore. Sul sito www.swissdec.ch/it sono pubblicate delle istruzioni dettagliate sulla trasmissione dei dati salariali.

8. Quali destinatari accettano lo standard salari CH (ELM)?

Le istituzioni in grado di ricevere i dati sono pubblicate sul sito www.swissdec.ch/it/elenco-produttori-di-software/. Risulta la versione dello standard salari CH in uso, i domini e le procedure supportate per la trasmissione elettronica della dichiarazione dei salari. La preghiamo di contattarci per ottenere informazioni sulla situazione attuale se la cassa di compensazione, la cassa d'assegni familiari, l'amministrazione fiscale o l'assicuratore che fa al suo caso non vi figura.

9. Come è garantita la protezione dei dati e la sicurezza?

Nel caso di ELM, la trasmissione dei dati avviene elettronicamente via Internet. Ciò è anche il caso per la trasmissione di file (p. es. upload di dati per una homepage). A livello di messaggi e di trasporto di dati, la trasmissione di dati è effettuata in forma criptata e dotata di firma digitale. La sicurezza è un processo continuo con miglioramenti e adattamenti dinamici a problemi rilevati (p. es. audit di sicurezza ecc.). Per i suoi processi di trattamento dei dati, l'Associazione Swissdec ha ottenuto il sigillo di qualità per la tutela dati GoodPriv@acy dell'Associazione per i sistemi di qualità e di Management (SQS). Inoltre, la certificazione soddisfa dal mese di aprile 2010 le esigenze dell'ordinanza sulle certificazioni in materia di protezione dei dati (OCPD).

10. Di cosa è responsabile l'azienda?

Fino e compreso l'invio dei dati per il tramite del distributore ai destinatari dei dati l'azienda è responsabile del rispetto delle disposizioni inerenti la protezione dei dati e della sicurezza dei dati salariali sui propri sistemi. Ne fanno parte la configurazione corretta del programma salariale e l'immissione corretta dei dati e delle informazioni. Altre disposizioni si trovano nelle Condizioni generali dell'Associazione Swissdec che possono essere scaricate dal sito Internet dell'Associazione Swissdec o chieste direttamente all'Associazione.

11. Chi fornisce assistenza in caso di problemi?
  • In caso di problemi tecnici, per esempio per l'installazione del programma o per la trasmissione della dichiarazione dei salari, deve contattare direttamente il servizio clienti del produttore del software. Può inviare eventuali domande anche al seguente indirizzo e-mail: swissdec@nomeproduttore.ch.
  • In caso di problemi inerenti la materia, ad esempio per il settaggio dei dati contrattuali, assicurativi nel programma salariale oppure per lo stato di prontezza del destinatario della dichiarazione dei salari, deve contattare direttamente il servizio clienti del destinatario. Può inviare eventuali domande concernenti il profilo assicurativo anche al seguente indirizzo e-mail: swissdec@nomeassicuratore.ch.

Trova altre informazioni all'indirizzo Internet www.swissdec.ch/it/elenco-destinatari-dei-dati-salariali.

12. Come avviene di principio l'autenticazione del mittente dei dati?

Attualmente l'autenticazione del mittente dei dati avviene esclusivamente sulla base del contenuto dei dati trasmessi (informazione personale legate alla procedura specifica.

13. Esiste la certezza di chi ha trasmesso i dati? Esiste un login, un certificato o simili?

Il mittente dei dati deve configurare il programma salariale certificato swissdec. Ne fa parte la registrazione dei dati del destinatario, quali il numero della cassa di compensazione competente, della CAF, del numero cliente, del numero contratto ecc. Ciò garantisce che i dati sono inviati al destinatario corretto. Le notifiche di salario inviate a destinatari sbagliati (per il fatto che il mittente dei dati ha immesso i dati di un destinatario sbagliato) sono rigettati dal destinatario dei dati e non elaborati. È inoltre controllato automaticamente se i dati provvengono da un programma salariale certificato swissdec. Questa verifica si fonda su un certificato digitale intestato al programma salariale e non all'azienda.

14. Come si presenta il processo di trasmissione per un fiduciario?

Disponiamo di numerosi mandati di clienti per i quali dobbiamo procedere alla trasmissione dell'ELM. Come si presenta qui la situazione giuridica? È possibile eseguire la trasmissione per il cliente?

La trasmissione di dati salariali da parte di fiduciari per i suoi clienti è possibile se il programma salariale usato dispone della funzionalità multi-mandante. Come già osservato in precedenza, il programma salariale deve essere stato configurato correttamente. I destinatari collegati di dati partono dal presupposto che le dichiarazioni dei salari, che pervengono loro con i dati corretti via un programma salariale certificato swissdec, provengono da mittenti autorizzati. Il fiduciario deve farsi dare direttamente dal suo cliente la procura per la trasmissione delle dichiarazioni dei salari per il cliente.

FAQ per destinatari di dati salariali

1. Come si possono ricevere i dati Swissdec?

Premessa è che l'istituzione è collegata al distributore Swissdec. Per ciò deve essere regolata la forma della sua rappresentanza in seno all'Associazione Swissdec.

2. Quale assistenza fornisce Swissdec ai destinatari di dati salariali?

Swissdec mette a disposizione delle direttive mirate ai destinatari di dati salariali (www.swissdec.ch). È inoltre a disposizione la piattaforma informativa "Swissdec receiver" sulla quale si trovano utensili ed esempi. I dati di login a questa piattaforma possono essere chiesti a www.swissdec.ch.

3. A cosa si deve prestare attenzione nell'elaborazione di dati Swissdec?

Dopo la ricezione dei dati salariali da parte dei sistemi del destinatario di dati, la responsabilità del trattamento corretto e legittimo dei dati ricevuti nonché della garanzia della sicurezza dei dati è esclusivamente del destinatario di dati. Il destinatario di dati deve pertanto adottare presso di sé tutte le misure necessarie per garantire un trattamento conforme alla protezione dei dati dei dati salariali. Queste misure possono essere determinate solo conoscendo dettagliatamente il campo d'attività e l'organizzazione del destinatario di dati. Di principio si può però affermare che i dati possono essere trattati esclusivamente allo scopo previsto nel quadro delle basi giuridiche e/o contrattuali applicabili. Inoltre, il trattamento dei dati deve corrispondere allo scopo ossia esso deve essere adeguato e necessario per raggiungere l'obiettivo previsto. I dati devono essere protetti con misure tecniche e organizzative adeguate contro il trattamento non autorizzato.

4. Cosa si deve osservare nel caso di clienti che trasmettono dati Swissdec con un volume superiore a 2 000 dipendenti?

È utile se il destinatario dei dati conosce la struttura dei suoi clienti. Secondo la dimensione del cliente per quanto concerne le persone da notificare non sono da adottare delle misure particolari. Se la quantità di dati del cliente supera il numero massimo di 2 000 persone è necessario ampliare la memoria del sistema ricevente.

5. Quali misure inerenti la protezione dei dati deve adottare il destinatario di dati?

In conformità alle disposizione delle CCG distributore il destinatario dei dati è responsabile del fatto che i suoi sistemi soddisfano le esigenze definite dall'Associazione Swissdec per i destinatari finali. Il destinatario dei dati è inoltre responsabile del fatto di ricevere solo i dati che può trattare sulla base delle basi giuridiche e/o contrattuali.

5.1 A tale scopo deve firmare una dichiarazione inerente la protezione dei dati con la quale conferma che necessita dei campi dati che riceve in conformità allo standard salari CH (ELM) per adempiere ai suoi compiti legali e/o contrattuali.
5.2 Nel quadro della standardizzazione della trasmissione di dati si determinano per ogni dominio sulla base delle basi giuridiche e contrattuali i campi di dati che sono trasmessi a tutti i destinatari di dati di questo dominio. Nel caso in cui il destinatario di dati riceve dal distributore dei campi di dati dei quali non necessita o non necessita imperativamente, deve adottare dei provvedimenti affinché questi dati non sono elaborati nei suoi sistemi oppure deve chiedere nei suoi contratti il corrispondente accordo del cliente.
5.3 Inoltre, il destinatario di dati deve prevede un meccanismo di controllo tale da garantire che i dati salariali inviati dal mittente con errori o erroneamente, non sono elaborati nei propri sistemi.
  Dopo la ricezione dei dati salariali da parte dei sistemi del destinatario di dati, la responsabilità del trattamento corretto e legittimo dei dati ricevuti nonché della garanzia della sicurezza dei dati è esclusivamente del destinatario di dati.
6. Quali misure di sicurezza deve attuare il destinatario di dati?

In relazione alla trasmissione elettronica esistono una serie di casi test che regolano gli standard di sicurezza di Swissdec. Sono inoltre da rispettare le direttive interne dell'azienda.

7. Quale assistenza/servizio devono fornire i destinatari di dati ai loro clienti?

Il destinatario di dati salariali deve fornire l'assistenza seguente:

  • rispondere alle domande concernenti le soluzioni assicurative e la polizza
  • mettere a disposizione il profilo assicurativo
  • rispondere a domande tecniche sulla registrazione dei dati di base dei profili assicurativi 
  • rispondere a domande tecniche inerenti problemi di calcolo
  • occuparsi di problemi durante la trasmissione dei dati tra il distributore Swissdec e il destinatario di dati
  • occuparsi di tutte le questioni in relazione al completamento e alla liberazione sul sistema assicurativo
8. Quali condizioni devono essere soddisfatte affinché destinatari di dati possono essere collegati con il distributore Swissdec?

Il collaudo Swissdec con tutti i casi test deve avere avuto esito positivo e deve essere stata firmata la dichiarazione inerente la protezione dei dati.

9. Come avviene il finanziamento in caso di collegamento di un destinatario di dati salariali al distributore Swissdec?

I costi di sviluppo del sistema del destinatario sono a carico del destinatario di dati. Il finanziamento del distributore e dello standard salari CH avviene sempre attraverso i membri dell'Associazione Swissdec.

10. Quali costi deve sopportare il cliente per poter trasmettere elettronicamente i dati al destinatario di dati salariali?

Per il cliente la trasmissione è gratuita.

11. Quali condizioni deve soddisfare il cliente per poter trasmettere elettronicamente i dati al destinatario di dati salariali?

Deve utilizzare una contabilità salariale certificata Swissdec configurata correttamente.

12. Quale deve essere la disponibilità a ricevere dati del destinatario di dati salariali?

La disponibilità di tutti i destinatari di dati salariali deve essere di 7 x 24 ore. È ovvia la possibilità di stabilire delle interruzioni per la manutenzione.

 

13. Come informa il destinatario di dati salariali il cliente su interruzioni per la manutenzione del sistema?

Die Wartungsfenster können dem Swissdec-Distributor kommuniziert werden. Dieser informiert den Kunden bereits im Deklarationsprozess und gibt im Idealfall auch gerade die Dauer bekannt.

14. Come deve presentarsi il profilo assicurativo?

Nelle direttive per i destinatari di dati salariali (www.swissdec.ch) sono definite le esigenze inerenti il profilo assicurativo.

15. Come ottiene il cliente il profilo assicurativo?

L'assicuratore può inviare il profilo assicurativo a tutti i clienti o solo a quelli che lo domandano esplicitamente.

16. Quale supporto può attendersi il cliente dal produttore del software?

I produttori di software sono competenti per l'assistenza seguente:

  • configurazione della contabilità salariale
  • registrazione dei dati base dei profili assicurativi
  • problemi di elaborazione
  • problemi di calcolo
  • problemi con analisi
  • preparazione dei documenti per la revisione
  • problemi nella trasmissione dei dati al distributore Swissdec
  • tutte le domande in relazione all'uso del software.
17. Come deve procedere il destinatario di dati salariali se ha delle proposte di miglioramento per i processi Swissdec?

Tutte le proposte che comportano un adeguamento dello standard salari CH devono essere inoltrate alla Commissione tecnica dell'Associazione Swissdec per il tramite della sezione che fa al caso.

 

18. Come deve procedere il destinatario di dati salariali se ha delle nuove esigenze inerenti il processo Swissdec?

La sezione inoltra la relativa proposta alla Commissione tecnica. La proposta presenta l'esigenza e garantisce il finanziamento. Le nuove esigenze sono verificare da diverse istanze e riprese in una nuova versione dello standard salari CH.

19. Come deve procedere il destinatario di dati salariali in caso di problemi del cliente con la trasmissione?

Se i problemi sono localizzati tra la contabilità salariale e il distributore Swissdec è competente del supporto il produttore del software. Gli indirizzi di contatto del supporto di tutti i produttori sono pubblicati anche sul sito Internet www.swissdec.ch. Se il cliente riscontra dei problemi a livello del completamento o del processo di liberazione, il destinatario di dati prova a risolvere i problemi con il cliente.

20. Come può il cliente inserire nella sua contabilità salariale i valori del profilo assicurativo?

Il cliente dispone di maschere e campi per l'immissione di dati per tutti i dati del profilo assicurativo. In occasione della certificazione Swissdec è stata verificata la presenza di tutti i campi d'immissione indispensabili. Per i problemi di registrazione di dati nella contabilità salariale è competente il produttore del software.

21. Cosa deve fare il cliente sotto l'aspetto del calcolo dei salari per poter trasmettere a fine anno i dati in forma elettronica?

Questa domanda si pone principalmente per le soluzioni assicurative. Affinché i dati possano essere trasmessi a fine anno è necessario che il profilo assicurativo sia stato registrato nella contabilità salariale prima del versamento della paga di gennaio. Questo modo di procedere garantisce un calcolo mensile corretto e la cumulazione corretta delle basi assicurative e dei salari assicurati con le corrispondenti deduzioni per le assicurazioni.

FAQ per i produttori di software

1. Cosa è Swissdec e a cosa serve?

Nell'Associazione Swissdec si sono riuniti i destinatari svizzeri di dati salariali più importanti (AVS/CAF, Suva, assicurazioni private, Conferenza fiscale svizzera, Ufficio federale di statistica). L'Associazione Swissdec si è posta come obiettivo di supportare i produttori di software con il maggior numero di standard possibile sia per quanto concerne il calcolo dei salari sia per quanto riguarda il modo di elaborazione dei dati per la dichiarazione. Inoltre, l'Associazione Swissdec mette a disposizione gratuitamente una procedura di notifica elettronica unitaria.

2. Cosa comprende il marchio "Swissdec certified"?

L'ampiezza della certificazione è descritta nelle direttive per l'elaborazione e la trasmissione dei dati salariali. Il produttore del software certificato è pubblicato su www.swissdec.ch/it. Egli può impiegare per la sua pubblicità il marchio "Swissdec certified". Oltre ad un certificato fisico, il produttore del software riceve un certificato digitale che permette ai suoi clienti di apporre una firma digitale alle dichiarazioni di salario del mittente (azienda).

 

3. Quali istituti/destinatari possono ricevere dati Swissdec?

Sulla pagina Internet www.swissdec.ch/it/supporto sono elencati tutti i destinatari di dati salariali. È inoltre a disposizione un file Excel nel quale figurano tutti gli istituti pronti a ricevere dati, il loro numero d'identificazione, i domini e le versioni supportate.

 

4. Quale vantaggio ha un produttore di software facendo certificare la sua contabilità salariale?

Durante la certificazione Swissdec, degli esperti appositamente formati verificano le funzioni, i calcoli e le analisi della contabilità salariale. Al momento dell'acquisto di una contabilità salariale i clienti premettono sempre più spesso che essa sia certificata Swissdec.

 

5. In media, a quanto ammonta il dispendio di tempo per ottenere la certificazione?

Il dispendio di tempo dipende notevolmente dalle risorse, dalla motivazione e dal modo di procedere del produttore di software. Per una certificazione si deve prevedere in media un lasso di tempo di sei mesi. Di regola la ricertificazione richiede meno tempo.

 

6. Quale assistenza può attendersi il produttore di software da Swissdec durante l'attuazione della certificazione?

Durante l'attuazione specialistica e tecnica della certificazione il produttore di software è assistito da esperti Swissdec. Inoltre, il firmatario della convenzione ha a disposizione tutti i mezzi ausiliari e gli esempi di "Swissdec Lab".

7. Quali sono le premesse per l'ottenimento del certificato "Swissdec certified"?

Tutti gli appositi casi test specialistici e tecnici devono essere stati eseguiti con successo. La proposta dell'esperto per il certificato deve essere approvata dal Centro operativo Swissdec.

8. Qual è la procedura per fare certificare un programma di contabilità salariale?

All'opzione "Contatto" del sito www.swissdec.ch/it è possibile inviare una richiesta al Centro operativo Swissdec. L'esperto competente contatta in seguito il produttore del software per informarlo sul processo di certificazione e per concordare con lui un primo incontro. In seguito è redatta e firmata la corrispondente convenzione.

9. Quali misure inerenti la protezione dei dati devono essere adottate?

A scopo di test non possono essere utilizzati dati produttivi, In caso di dubbi si consiglia di inviare una mail a support@swissdec.ch.

10. Quali misure di sicurezza devono essere attuate?

In relazione alla trasmissione elettronica esiste una serie di casi test che regolano gli standard di sicurezza di Swissdec.

 

11. Quale supporto/servizio devono fornire i produttori di software ai loro clienti?

I produttori di software sono competenti per l'assistenza seguente:

  • configurazione della contabilità salariale
  • registrazione dei dati base dei profili assicurativi
  • problemi di elaborazione
  • problemi di calcolo
  • problemi con analisi
  • preparazione dei documenti per la revisione
  • problemi nella trasmissione dei dati al distributore Swissdec
  • supporto: tutte le domande in relazione all'uso del software.
12. In che modo il produttore di software può ottenere le necessarie informazioni degli assicuratori per assistere il cliente nella configurazione della contabilità salariale?

Il cliente può chiedere a tutte le compagnie d'assicurazione collegate con il distributore Swissdec il profilo assicurativo.

 

13. Qual è la validità del certificato Swissdec e come avviene la ricertificazione?

Il certificato Swissdec ha una validità di tre anni. Una volta trascorso questo periodo, il produttore di software ha la possibilità di effettuare una ricertificazione sulla base della versione più recente dello standard salari CH.

 

14. Qual è la validità del certificato Swissdec per i clienti del produttore di software?

Il certificato è valido fino al momento in cui, a causa di problemi legati alla versione o alla sicurezza o alla necessità di adattamenti legali, non può più essere ricevuto dai destinatari finali. In questo caso la dichiarazione dei salari è rigettata dal distributore Swissdec.

15. Cosa deve fare un produttore di software se i destinatari di dati salariali gli chiedono di supportare delle interfacce individuali al di fuori dello standard salari CH?

Non deve in nessun caso attuare richieste. All'opzione "Contatto" del sito www.swissdec.ch/it è possibile inviare una comunicazione al Centro operativo Swissdec. Esso si occupa del problema e verifica in collaborazione con la Sezione produttori di programmi se anche altri produttori sono stati confrontati con questo problema. Il Centro operativo può anche contattare direttamente il destinatario di dati salariali interessato nel caso in cui si tratta di informarlo sullo standard salari CH e sulla sua funzione.