FAQ
Liens FAQ pour utilisateurs
Liens FAQ pour destinataires de données salariales
Liens FAQ pour concepteurs ERP
Liens FAQ du Forum Swissdec 2020
FAQ pour utilisateurs
Organisé sous forme d'association, Swissdec est un projet commun à but non lucratif de plusieurs partenaires indépendants. La Suva, l'AVS, la Conférence suisse des impôts, en tant qu'organisation faîtière des administrations fiscales, l'Association Suisse d'Assurances, en tant qu'organisation faîtière des assureurs privés, et l'Office fédéral de la statistique sont membres de swissdec
- En utilisant un programme salarial certifié Swissdec, votre entreprise peut elle aussi réduire fortement le travail administratif lié à la déclaration des salaires. Il vous suffit de quelques heures pour transmettre les données salariales, et vos frais administratifs diminuent.
- Plus besoin de remplir différents formulaires.
- Le travail de vérification diminue, vous évitez de payer des primes trop élevées et n'avez pas à effectuer des corrections fastidieuses.
- Votre investissement dans un programme salarial professionnel est garanti à long terme
Avec une comptabilité salariale certifiée Swissdec, vous pouvez transmettre les données salariales sous forme électronique aux destinataires de votre choix directement à partir de la comptabilité salariale. Pour pouvoir envoyer les données de votre entreprise aux destinataires concernés, tels que votre assureuraccidents ou la caisse de compensation, vous avez tout simplement besoin d'un accès à Internet. L'ordinateur sur lequel votre comptabilité salariale est installée doit être connecté à Internet.
Une liste à jour des concepteurs ERP qui proposent des logiciels de comptabilité salariale certifiés Swissdec est disponible sur www.swissdec.ch.
Contactez le concepteur ERP de votre choix, qui se fera un plaisir de vous conseiller.
- Le concepteur ERP vous renseignera sur le coût d'un programme de comptabilité salariale certifié Swissdec.
- Votre entreprise ne doit assumer aucuns frais en dehors de la licence du logiciel. L'association Swissdec met gratuitement à disposition l'infrastructure nécessaire pour une transmission des données salariales correcte et sûre respectant les dispositions relatives à la protection des données.
Pour en savoir plus: www.swissdec.ch .
Pour que les données puissent être transmises par voie électronique en fin d'année, il faut que les paramètres fondamentaux indispensables aient été saisis dans la comptabilité salariale. Les compagnies d'assurance fournissent à cet effet un profil d'assurance qui contient toutes les informations nécessaires.
Contactez le concepteur ERP ou son partenaire si vous avez des questions à propos de la saisie des solutions d'assurance dans la comptabilité salariale. Une instruction détaillée pour la transmission des données salariales est publiée sur www.swissdec.ch/fr/support.
Les institutions prêtes à recevoir les données sont répertoriées sur www.swissdec.ch. La version de la norme suisse en matière de salaire utilisée, les domaines couverts et la procédure supportée pour la transmission électronique de la déclaration de salaires sont également indiqués. Si votre caisse de compensation, votre caisse de compensation pour allocations familiales ou votre compagnie d'assurance n'est pas encore répertoriée, prenez contact avec elle afin qu'elle vous informe des derniers développements.
Avec ELM, la transmission des données a lieu par voie électronique via Internet. C'est également le cas lors de la transmission de fichiers (par ex. lors du téléchargement sur un site). La transmission a lieu de manière cryptée avec signature au niveau des messages et du transfert. La sécurité est un processus continu, avec ses améliorations et adaptations dynamiques aux nouveaux problèmes (par ex. audits de sécurité, etc.). L'association Swissdec a obtenu, pour ses processus de traitement des données, le label de qualité en matière de protection des données GoodPriv@cy. Décernée par l'Association Suisse pour Systèmes de Qualité et de Management (SQS), cette certification répond depuis avril 2010 aux exigences de l'ordonnance sur les certifications en matière de protection des données (OCPD).
Jusqu'à l'achèvement de l'expédition des données aux destinataires par le biais du répartiteur, l'entreprise est ellemême responsable du respect des dispositions légales relatives à la protection des données et de la sécurité des données salariales sur ses propres systèmes. Cela englobe également la configuration correcte du programme de comptabilité salariale et la saisie de données et d'informations exactes. D'autres dispositions figurent dans les Conditions générales de l'association Swissdec, qui peuvent être téléchargées sur le site de l'association Swissdec ou obtenues directement auprès de cette dernière.
- En cas de problème d'ordre technique, par exemple lors de l'installation du logiciel de comptabilité salariale ou de la transmission de la déclaration de salaires, adressez-vous directement au service à la clientèle de votre concepteur ERP. L'adresse e-mail suivante est également à votre disposition en cas de questions: swissdec@NomConcepteur.ch.
- En cas de problèmes concernant la matière, par exemple lors de l'intégration des données relatives aux contrats et aux assurances ou concernant la faculté des destinataires à réceptionner votre déclaration de salaires électronique, adressez-vous directement au service à la clientèle du destinataire. L'adresse e-mail suivante est également à votre disposition en cas de questions concernant le profil d'assurance qui vous a été remis: swissdec@NomAssurance.ch.
L'expéditeur des données doit configurer le programme de comptabilité salariale certifié Swissdec. La saisie des données du destinataire (numéro de la caisse de compensation compétente, de la CAF, du client, du contrat, etc.) fait aussi partie de la procédure de configuration. Cette manière de procéder permet de garantir que les données sont transmises au bon destinataire. Les déclarations de salaires transmises à un mauvais destinataire (parce que l'expéditeur des données a saisi de fausses données du destinataire) sont refusées par le destinataire des données et ne sont pas traitées. De plus, un contrôle automatique permet de vérifier si les données proviennent d'un programme de comptabilité salariale certifié Swissdec. Ce contrôle se fonde sur un certificat électronique, libellé selon le programme de comptabilité salariale et non selon l'entreprise.
Nous avons de nombreux mandats de clients pour lesquels nous devons effectuer nousmêmes la transmission selon la procédure unifiée de communication des salaires. Qu'en est-il du point de vue juridique? Est-ce possible?
Une fiduciaire peut transmettre des données salariales pour ses clients si le programme de comptabilité salariale utilisé peut s'appliquer à plusieurs mandants. Comme déjà mentionné plus haut, le programme de comptabilité salariale doit être configuré correctement. Les destinataires de données connectés partent du principe que les déclarations de salaires contenant des données correctes qu'ils reçoivent par un programme de comptabilité salariale certifié Swissdec proviennent d'un expéditeur autorisé. La fiduciaire doit demander directement à son client de lui fournir la procuration lui permettant de transmettre les déclarations de salaires de celui-ci.
FAQ pour destinataires de données salariales
Après réception des données salariales sur les systèmes du destinataire de données, la responsabilité du traitement correct et légitime des données salariales et la garantie de la sécurité des données incombent exclusivement au destinataire des données. Aussi, le destinataire des données doit prendre toutes les mesures nécessaires à un traitement des données salariales conforme à la protection des données. Ces mesures ne peuvent être définies que sur la base de connaissances détaillées du domaine d'activité et de l'organisation du destinataire de données. De manière générale, on peut toutefois dire que les données peuvent être traitées uniquement dans le cadre du but prévu par les bases légales et/ou contractuelles applicables. En outre, les données doivent être traitées proportionnellement au but visé. Cela signifie que le traitement des données doit être adéquat et nécessaire pour atteindre le but visé et les données doivent être protégées contre les traitements non autorisés au moyen de mesures techniques et organisationnelles adaptées.
Le destinataire de données devrait connaître la structure de ses clients. Selon le nombre de personnes que le client doit déclarer, aucune mesure particulière n'est nécessaire. Toutefois, si le volume de données du client est supérieur au maximum de 2000 personnes, la mémoire du système de réception doit être augmentée.
Selon les dispositions des conditions générales (répartiteur), le destinataire de données est responsable du fait que ses systèmes répondent aux exigences définies par l'association Swissdec pour les destinataires finaux. Le destinataire de données assume la responsabilité de recevoir uniquement les données qu'il a le droit de traiter selon les bases légales et/ou contractuelles applicables dans son cas.
5.1 | A ce titre, il doit signer une déclaration de protection des données dans laquelle il confirme que les champs de données qu'il reçoit selon la norme suisse en matière de salaire (ELM) sont nécessaires à l'accomplissement de ses tâches légales et/ou contractuelles. |
5.2 | Dans le cadre de la standardisation de la transmission des données, les champs de données qui sont transmis à tous les destinataires de données sont définis pour chaque domaine selon les bases légales et contractuelles applicables. Si le destinataire des données reçoit par le répartiteur des champs de données dont il n'a pas ou pas impérativement besoin, il doit veiller à ce que ces données ne soient pas traitées dans ses systèmes ou demander l'accord de ses clients dans ses contrats. |
5.3 | Le destinataire doit aussi prévoir un mécanisme de contrôle garantissant que les données salariales lui ayant été transmises avec des erreurs ou par erreur ne puissent pas être traitées dans ses propres systèmes. |
Après réception des données salariales sur les systèmes du destinataire de données, la responsabilité du traitement correct et légitime des données salariales et la garantie de la sécurité des données incombent exclusivement au destinataire des données. |
Le destinataire de données salariales doit fournir le soutien suivant:
- Répondre aux questions concernant les solutions d'assurance et la police
- Mettre à disposition le profil d'assurance
- Répondre aux questions techniques concernant la saisie des valeurs de référence des profils d'assurance
- Répondre aux questions techniques concernant les problèmes de calcul
- Résoudre les problèmes survenant lors de la transmission des données entre le répartiteur Swissdec et le destinataire des données salariales
- Répondre à toutes les questions en lien avec l'autorisation et la libération sur le système d'assurance
Le concepteur ERP fournit le soutien suivant:
- Installation de la comptabilité salariale
- Saisie des valeurs de référence des profils d'assurance
- Problèmes de traitement
- Problèmes de calcul
- Problèmes d'analyses
- Préparation des documents de révision
- Problèmes lors de la transmission des données au répartiteur Swissdec
- Toutes les questions en lien avec l'utilisation du logiciel
Si des problèmes surviennent entre la comptabilité salariale et le répartiteur Swissdec, le concepteur ERP est responsable du support. Les adresses de support de tous les concepteurs sont publiées sur www.swissdec.ch. Si le client rencontre des problèmes dans la phase de saisie de compléments ou lors du processus de libération, le destinataire de données salariales cherche à résoudre les problèmes avec le client.
Le client dispose de masques et de champs individuels pour la saisie de toutes les données du profil d'assurance. Lors de la certification Swissdec, un contrôle vérifiant si tous les champs de saisie sont disponibles est réalisé. Le concepteur ERP est compétent en cas de problèmes avec la saisie de données dans la comptabilité salariale.
Cette question se pose principalement pour les solutions d'assurance. Pour que les données puissent être transmises à la fin de l'année, le profil d'assurance doit être installé avant le jour de paie de janvier dans la plupart des comptabilités salariales. Ainsi, les bases d'assurance et les salaires assurés sont calculés et cumulés correctement pour chaque mois avec les déductions pour les assurances correspondantes.
FAQ pour concepteurs ERP
L'association Swissdec regroupe les principaux destinataires de données salariales de Suisse (AVS/CAF, Suva, assurances privées, Conférence suisse des impôts, Office fédéral de la statistique). L'association Swissdec s'est fixée pour objectif de soutenir les concepteurs ERP avec le plus de standards possibles, qu'il s'agisse de la manière dont les salaires sont calculés ou préparés pour la déclaration. L'association Swissdec met aussi à disposition gratuitement une procédure d'annonce électronique uniforme.
L'étendue de la certification est décrite dans les directives pour le traitement et la transmission des données salariales. Le concepteur du logiciel certifié est publié sur www.swissdec.ch/fr. Il est autorisé à utiliser le label «Swissdec certified» à des fins publicitaires. Outre un certificat physique, le concepteur ERP reçoit aussi un certificat électronique permettant à ses clients d'apposer une signature électronique sur les déclarations de salaires de l'émetteur (entreprise).
Lors de la certification Swissdec, les fonctions, les calculs et les analyses de la comptabilité salariale sont vérifiés par des experts spécialement formés à cet effet. Lors de l'achat d'un système de comptabilité salariale, les clients attachent toujours plus d'importance au fait que celui-ci soit certifié Swissdec.
La rubrique «Contact» du site www.swissdec.ch permet d'envoyer un message au centre opérationnel Swissdec. L'expert compétent prend contact avec le concepteur ERP afin de l'informer du processus de certification et de fixer un premier rendez-vous. Ensuite, une convention est établie et signée.
Le concepteur ERP doit fournir le soutien suivant:
- Installation de la comptabilité salariale
- Saisie des valeurs de référence des profils d'assurance
- Problèmes de traitement
- Problèmes de calcul
- Problèmes d'analyse
- Préparation de documents de révision
- Problèmes lors de la transmission des données au répartiteur Swissdec
- Support: toutes les questions en lien avec l'utilisation du logiciel
Dans tous les cas, il ne doit pas simplement satisfaire à cette demande. La rubrique «Contact» du site www.swissdec.ch/fr permet d'envoyer un message au centre opérationnel Swissdec. Ce dernier prend connaissance du problème et vérifie avec la section Concepteurs ERP de comptabilité salariale si d'autres concepteurs ont rencontré le même problème. Le centre opérationnel peut aussi prendre contact directement avec le destinataire de données salariales correspondant pour donner des informations sur la norme suisse en matière de salaire et sa fonction.
Pour la Commission de la concurrence COMCO, il n’existe aucun élément révélant un comportement de Swissdec contraire à la législation sur les cartels, tant en ce qui concerne l’ordre de priorité lors de la (re)certification que les frais annuels perçus auprès des concepteurs ERP.
L’observation du marché est suspendue sans suite avec effet au 18.08.2020.
Deux procédures de la COMCO (dites observations du marché) avaient été ouvertes contre l’Association Swissdec en raison de pratiques éventuellement abusives.
- En 2018: en raison de violations éventuelles de la législation sur les cartels du fait de l’introduction des frais annuels nouvellement facturés aux concepteurs ERP et de l’obligation de (re)certification.
- En 2020: en raison de violations éventuelles de la législation sur les cartels du fait de longs délais d’attente pour les nouvelles certifications et des désavantages concurrentiels qui en résultent pour les concepteurs ERP non certifiés, ainsi que de la priorité qu’il est prévu d’accorder aux concepteurs ERP déjà certifiés Swissdec.
Décision de la COMCO:
- Selon la COMCO, l’existence de pratiques abusives au sens de l’art. 7 LCart peut être exclue tant en ce qui concerne la (re)certification que les frais annuels perçus.
- La priorité accordée aux entreprises déjà certifiées dans le contexte de la planification des certifications selon la version ELM 5.0 n’a pas été remise en cause.
Pour la COMCO, il n’existe aucun élément révélant un comportement de Swissdec contraire à la législation sur les cartels. Les deux procédures d’observation du marché ont été suspendues sans suite.
FAQ du Forum Swissdec 2020
Son principal atout réside dans la communication bidirectionnelle, qui permet de traiter en temps réel tout le processus de gestion des cas via la norme KLE. Au niveau des entreprises et des assurances, les processus sont conçus de manière plus efficace et se déroulent selon un degré élevé d’automatisation.
Les autres points positifs sont le canal sécurisé et l’identification de l’expéditeur grâce à l’authentification d’entreprises Swissdec.
Les données salariales seront transmises via la norme suisse en matière de salaire (ELM).
La norme suisse en matière de prestations (KLE) permet de traiter la gestion des cas, la gestion des prestations et l’authentification d’entreprises Swissdec.
On suppose que tous les assureurs qui communiquent aujourd’hui via ELM, communiqueront à l’avenir via KLE. Quels domaines de digitalisation sélectionnés par les assureurs concernés risquent d’être différents? Grâce aux différents degrés de numérisation, il est facile de participer au processus KLE. Le premier obstacle est si minime qu’il permet à tous les assureurs d’y avoir accès.
Le décompte de prestations (décompte d’indemnités journalières) comporte les attributs ci-dessous qui peuvent être livrés:
- Jours de carence
- Jours indemnisés
- Nombre de jours
Le total des indemnités journalières décomptées jusqu’à maintenant peut servir de référence pour le nombre de jours. Ainsi, les besoins pour la LPP peuvent être couverts.
Pour la transmission du décompte de l’impôt à la source avec la version 4.0, il y aura un délai de transition. Actuellement, on ne sait pas combien de temps cela durera. Swissdec établira un ordre de priorité lors de la certification des concepteurs ERP avec ELM 5.0. Son objectif est de certifier tous les concepteurs ERP avec ELM 5.0 avant l’obsolescence de la version 4.0.