FAQ

Organisé sous forme d'association, Swissdec est un projet commun à but non lucratif de plusieurs partenaires indépendants. La Suva, l'AVS, la Conférence suisse des impôts, en tant qu'organisation faîtière des administrations fiscales, l'Association Suisse d'Assurances, en tant qu'organisation faîtière des assureurs privés, et l'Office fédéral de la statistique sont membres de swissdec

Swissdec règle et organise la transmission de données salariales des entreprises aux assurances sociales et aux autorités*. *AVS/CAF, Suva (LAA), assureurs (LAA, LAAC, IJM, LPP), administrations fiscales, Office fédéral de la statistique.

• En utilisant un programme salarial certifié Swissdec, votre entreprise peut elle aussi réduire fortement le travail administratif lié à la déclaration des salaires. Il vous suffit de quelques heures pour transmettre les données salariales, et vos frais administratifs diminuent.
• Plus besoin de remplir différents formulaires.
• Le travail de vérification diminue, vous évitez de payer des primes trop élevées et n'avez pas à effectuer des corrections fastidieuses.
• Votre investissement dans un programme salarial professionnel est garanti à long terme

Avec une comptabilité salariale certifiée Swissdec, vous pouvez transmettre les données salariales sous forme électronique aux destinataires de votre choix directement à partir de la comptabilité salariale. Pour pouvoir envoyer les données de votre entreprise aux destinataires concernés, tels que votre assureuraccidents ou la caisse de compensation, vous avez tout simplement besoin d'un accès à Internet. L'ordinateur sur lequel votre comptabilité salariale est installée doit être connecté à Internet.

Une liste à jour des concepteurs de logiciels qui proposent des logiciels de comptabilité salariale certifiés Swissdec est disponible sur www.swissdec.ch/softwarehersteller.
Contactez le concepteur de logiciels de votre choix, qui se fera un plaisir de vous conseiller.

• Le concepteur de logiciels vous renseignera sur le coût d'un programme de comptabilité salariale certifié Swissdec.
• Votre entreprise ne doit assumer aucuns frais en dehors de la licence du logiciel. L'association Swissdec met gratuitement à disposition l'infrastructure nécessaire pour une transmission des données salariales correcte et sûre respectant les dispositions relatives à la protection des données.

Pour en savoir plus: www.swissdec.ch/fr/liste-concepteurs-de-logiciels .

Pour que les données puissent être transmises par voie électronique en fin d'année, il faut que les paramètres fondamentaux indispensables aient été saisis dans la comptabilité salariale. Les compagnies d'assurance fournissent à cet effet un profil d'assurance qui contient toutes les informations nécessaires. Contactez le concepteur de logiciels ou son partenaire si vous avez des questions à propos de la saisie des solutions d'assurance dans la comptabilité salariale.

Une instruction détaillée pour la transmission des données salariales est publiée sur www.swissdec.ch/fr/support.

Les institutions prêtes à recevoir les données sont répertoriées sur www.swissdec.ch/fr. La version de la norme suisse en matière de salaire utilisée, les domaines couverts et la procédure supportée pour la transmission électronique de la déclaration de salaires sont également indiqués. Si votre caisse de compensation, votre caisse de compensation pour allocations familiales ou votre compagnie d'assurance n'est pas encore répertoriée, prenez contact avec elle afin qu'elle vous informe des derniers développements.

Avec ELM, la transmission des données a lieu par voie électronique via Internet. C'est également le cas lors de la transmission de fichiers (par ex. lors du téléchargement sur un site). La transmission a lieu de manière cryptée avec signature au niveau des messages et du transfert. La sécurité est un processus continu, avec ses améliorations et adaptations dynamiques aux nouveaux problèmes (par ex. audits de sécurité, etc.). L'association Swissdec a obtenu, pour ses processus de traitement des données, le label de qualité en matière de protection des données GoodPriv@cy. Décernée par l'Association Suisse pour Systèmes de Qualité et de Management (SQS), cette certification répond depuis avril 2010 aux exigences de l'ordonnance sur les certifications en matière de protection des données (OCPD).

Jusqu'à l'achèvement de l'expédition des données aux destinataires par le biais du répartiteur, l'entreprise est ellemême responsable du respect des dispositions légales relatives à la protection des données et de la sécurité des données salariales sur ses propres systèmes. Cela englobe également la configuration correcte du programme de comptabilité salariale et la saisie de données et d'informations exactes. D'autres dispositions figurent dans les Conditions générales de l'association Swissdec, qui peuvent être téléchargées sur le site de l'association Swissdec ou obtenues directement auprès de cette dernière.

• En cas de problème d'ordre technique, par exemple lors de l'installation du logiciel de comptabilité salariale ou de la transmission de la déclaration de salaires, adressez-vous directement au service à la clientèle de votre concepteur de logiciels. L'adresse e-mail suivante est également à votre disposition en cas de questions: swissdec@NomConcepteur.ch.
• En cas de problèmes concernant la matière, par exemple lors de l'intégration des données relatives aux contrats et aux assurances ou concernant la faculté des destinataires à réceptionner votre déclaration de salaires électronique, adressez-vous directement au service à la clientèle du destinataire. L'adresse e-mail suivante est également à votre disposition en cas de questions concernant le profil d'assurance qui vous a été remis: swissdec@NomAssurance.ch.

Actuellement, l'authentification de l'expéditeur de données salariales est effectuée exclusivement sur la base du contenu des données transmises (renseignements spécifiques à la procédure spécialisée).

L'expéditeur des données doit configurer le programme de comptabilité salariale certifié Swissdec. La saisie des données du destinataire (numéro de la caisse de compensation compétente, de la CAF, du client, du contrat, etc.) fait aussi partie de la procédure de configuration. Cette manière de procéder permet de garantir que les données sont transmises au bon destinataire. Les déclarations de salaires transmises à un mauvais destinataire (parce que l'expéditeur des données a saisi de fausses données du destinataire) sont refusées par le destinataire des données et ne sont pas traitées. De plus, un contrôle automatique permet de vérifier si les données proviennent d'un programme de comptabilité salariale certifié Swissdec. Ce contrôle se fonde sur un certificat électronique, libellé selon le programme de comptabilité salariale et non selon l'entreprise.

Nous avons de nombreux mandats de clients pour lesquels nous devons effectuer nousmêmes la transmission selon la procédure unifiée de communication des salaires. Qu'en est-il du point de vue juridique? Est-ce possible?

Une fiduciaire peut transmettre des données salariales pour ses clients si le programme de comptabilité salariale utilisé peut s'appliquer à plusieurs mandants. Comme déjà mentionné plus haut, le programme de comptabilité salariale doit être configuré correctement. Les destinataires de données connectés partent du principe que les déclarations de salaires contenant des données correctes qu'ils reçoivent par un programme de comptabilité salariale certifié Swissdec proviennent d'un expéditeur autorisé. La fiduciaire doit demander directement à son client de lui fournir la procuration lui permettant de transmettre les déclarations de salaires de celui-ci.

L'institution doit avoir été connectée au répartiteur Swissdec. Son statut au sein de l'association Swissdec doit être réglé.

Swissdec met à disposition des directives à l'intention des destinataires de données salariales (www.swissdec.ch). La plate-forme d'information «Swissdec receiver» propose quant à elle des outils et des exemples. Vous pouvez demander les données de login sur www.swissdec.ch.

Après réception des données salariales sur les systèmes du destinataire de données, la responsabilité du traitement correct et légitime des données salariales et la garantie de la sécurité des données incombent exclusivement au destinataire des données. Aussi, le destinataire des données doit prendre toutes les mesures nécessaires à un traitement des données salariales conforme à la protection des données. Ces mesures ne peuvent être définies que sur la base de connaissances détaillées du domaine d'activité et de l'organisation du destinataire de données. De manière générale, on peut toutefois dire que les données peuvent être traitées uniquement dans le cadre du but prévu par les bases légales et/ou contractuelles applicables. En outre, les données doivent être traitées proportionnellement au but visé. Cela signifie que le traitement des données doit être adéquat et nécessaire pour atteindre le but visé et les données doivent être protégées contre les traitements non autorisés au moyen de mesures techniques et organisationnelles adaptées.

Le destinataire de données devrait connaître la structure de ses clients. Selon le nombre de personnes que le client doit déclarer, aucune mesure particulière n'est nécessaire. Toutefois, si le volume de données du client est supérieur au maximum de 2000 personnes, la mémoire du système de réception doit être augmentée.

Selon les dispositions des conditions générales (répartiteur), le destinataire de données est responsable du fait que ses systèmes répondent aux exigences définies par l'association Swissdec pour les destinataires finaux. Le destinataire de données assume la responsabilité de recevoir uniquement les données qu'il a le droit de traiter selon les bases légales et/ou contractuelles applicables dans son cas.

En lien avec la transmission électronique, il existe une série de cas tests qui règlent les standards de sécurité de Swissdec. Les directives internes à l'entreprise doivent aussi être respectées.

Le destinataire de données salariales doit fournir le soutien suivant:

• Répondre aux questions concernant les solutions d'assurance et la police
• Mettre à disposition le profil d'assurance
• Répondre aux questions techniques concernant la saisie des valeurs de référence des profils d'assurance
• Répondre aux questions techniques concernant les problèmes de calcul
• Résoudre les problèmes survenant lors de la transmission des données entre le répartiteur Swissdec et le destinataire des données salariales
• Répondre à toutes les questions en lien avec l'autorisation et la libération sur le système d'assurance

Tous les cas tests de la réception Swissdec doivent avoir été exécutés avec succès et la déclaration de protection des données doit avoir été signée.

Les coûts de développement du système du destinataire sont à la charge du destinataire de données. Le financement du répartiteur et de la norme suisse en matière de salaire est toujours réalisé par les membres de l'association Swissdec.

La transmission est gratuite pour le client.

Le client doit utiliser un système de comptabilité salariale certifié Swissdec configuré correctement.

Les destinataires de données salariales doivent pouvoir recevoir les données 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Bien sûr, des interruptions pour travaux de maintenance peuvent être définies.

Les interruptions pour travaux de maintenance peuvent être communiquées au répartiteur Swissdec. Ce dernier informe le client durant le processus de déclaration et lui indique la durée de l'interruption si cette information est connue.

Les exigences relatives au profil d'assurance sont définies dans les directives à l'intention des destinataires de données salariales (www.swissdec.ch).

L'assureur peut faire parvenir le profil d'assurance à tous ses clients ou seulement à ceux qui le demandent.

Le concepteur de logiciels fournit le soutien suivant:

• Installation de la comptabilité salariale
• Saisie des valeurs de référence des profils d'assurance
• Problèmes de traitement
• Problèmes de calcul
• Problèmes d'analyses
• Préparation des documents de révision
• Problèmes lors de la transmission des données au répartiteur Swissdec
• Toutes les questions en lien avec l'utilisation du logiciel

Toutes les propositions impliquant une adaptation de la norme suisse en matière de salaire doivent être soumises à la commission technique de l'association Swissdec via la section correspondante.

La section fait une demande à la commission technique. La demande contient une description de l'exigence et garantit le financement. Les nouvelles exigences sont vérifiées et reprises dans une nouvelle version de la norme suisse en matière de salaire.

Si des problèmes surviennent entre la comptabilité salariale et le répartiteur Swissdec, le concepteur de logiciels est responsable du support. Les adresses de support de tous les concepteurs sont publiées sur www.swissdec.ch. Si le client rencontre des problèmes dans la phase de saisie de compléments ou lors du processus de libération, le destinataire de données salariales cherche à résoudre les problèmes avec le client.

Le client dispose de masques et de champs individuels pour la saisie de toutes les données du profil d'assurance. Lors de la certification Swissdec, un contrôle vérifiant si tous les champs de saisie sont disponibles est réalisé. Le concepteur de logiciels est compétent en cas de problèmes avec la saisie de données dans la comptabilité salariale.

Cette question se pose principalement pour les solutions d'assurance. Pour que les données puissent être transmises à la fin de l'année, le profil d'assurance doit être installé avant le jour de paie de janvier dans la plupart des comptabilités salariales. Ainsi, les bases d'assurance et les salaires assurés sont calculés et cumulés correctement pour chaque mois avec les déductions pour les assurances correspondantes.

L'association Swissdec regroupe les principaux destinataires de données salariales de Suisse (AVS/CAF, Suva, assurances privées, Conférence suisse des impôts, Office fédéral de la statistique). L'association Swissdec s'est fixée pour objectif de soutenir les concepteurs de logiciels avec le plus de standards possibles, qu'il s'agisse de la manière dont les salaires sont calculés ou préparés pour la déclaration. L'association Swissdec met aussi à disposition gratuitement une procédure d'annonce électronique uniforme.

L'étendue de la certification est décrite dans les directives pour le traitement et la transmission des données salariales. Le concepteur du logiciel certifié est publié sur www.swissdec.ch/fr. Il est autorisé à utiliser le label «Swissdec certified» à des fins publicitaires. Outre un certificat physique, le concepteur de logiciels reçoit aussi un certificat électronique permettant à ses clients d'apposer une signature électronique sur les déclarations de salaires de l'émetteur (entreprise).

Une liste de tous les destinataires de données salariales figure sur www.swissdec.ch/fr/support. Un fichier Excel répertorie toutes les institutions prêtes à recevoir des données, leur numéro d'identification, les domaines et les versions connectées.

Lors de la certification Swissdec, les fonctions, les calculs et les analyses de la comptabilité salariale sont vérifiés par des experts spécialement formés à cet effet. Lors de l'achat d'un système de comptabilité salariale, les clients attachent toujours plus d'importance au fait que celui-ci soit certifié Swissdec.

Le temps nécessaire dépend fortement des ressources, de la motivation et de la manière de procéder du concepteur de logiciels. Il faut compter six mois en moyenne pour une première certification. En règle générale, la recertification requiert moins de temps.

Le concepteur de logiciels est soutenu par des experts Swissdec lors de la mise en œuvre spécialisée et technique de la certification. En outre, après avoir signé la convention, il dispose de tous les moyens d'aide et exemples de «Swissdec Lab».

Tous les cas tests spécialisés et techniques prévus doivent avoir été exécutés avec succès. La demande de certificat par l'expert doit être approuvée par le centre opérationnel Swissdec.

La rubrique «Contact» du site www.swissdec.ch/fr permet d'envoyer un message au centre opérationnel Swissdec. L'expert compétent prend contact avec le concepteur de logiciels afin de l'informer du processus de certification et de fixer un premier rendez-vous. Ensuite, une convention est établie et signée.

Les données productives ne doivent pas être utilisées pour les tests. En cas de doute, veuillez vous adresser à support@swissdec.ch.

En lien avec la transmission électronique, il existe une série de cas tests qui règlent les standards de sécurité de Swissdec.

Le concepteur de logiciels doit fournir le soutien suivant:

• Installation de la comptabilité salariale
• Saisie des valeurs de référence des profils d'assurance
• Problèmes de traitement
• Problèmes de calcul
• Problèmes d'analyse
• Préparation de documents de révision
• Problèmes lors de la transmission des données au répartiteur Swissdec
• Support: toutes les questions en lien avec l'utilisation du logiciel

Le client peut commander un profil d'assurance à toutes les compagnies d'assurance connectées au répartiteur Swissdec.

Le certificat Swissdec a une validité de trois ans. Au terme de cette période, le concepteur de logiciels a la possibilité de procéder à une recertification dans un délai d'un an sur la base de la version la plus récente de la norme suisse en matière de salaire.

Le certificat est valable jusqu'à ce que les données ne puissent plus être reçues par les destinataires en raison de problèmes liés à la version, à la sécurité ou en raison d'adaptations légales. Dans ce cas, la déclaration de salaires est refusée par le répartiteur Swissdec.

Dans tous les cas, il ne doit pas simplement satisfaire à cette demande. La rubrique «Contact» du site www.swissdec.ch/fr permet d'envoyer un message au centre opérationnel Swissdec. Ce dernier prend connaissance du problème et vérifie avec la section Concepteurs de logiciels de comptabilité salariale si d'autres concepteurs ont rencontré le même problème. Le centre opérationnel peut aussi prendre contact directement avec le destinataire de données salariales correspondant pour donner des informations sur la norme suisse en matière de salaire et sa fonction.